Rien ne dure 5 minutes

Jeudi dernier, j’avais rendez-vous avec Stéphane à 14h, via Skype Vidéo. 

À 14h03, je reçois ce message écrit : “14h10…”. Je comprends par ce nouvel horaire qu’un léger contretemps est apparu. Parfait, je file me préparer un café et je profite de ce temps supplémentaire pour lire quelques lignes de mon livre en cours, Les 7 Lois du Changement de Maxime Coignard. 

La sonnerie de Skype me sort de ma lecture et tout en acceptant l’appel, j’observe l’heure : 14h20. 

Il l’a encore fait ! 

“Voyons, Stéphane, pourtant tu sais bien que rien ne dure 5 minutes !”

Bon, je reconnais, ça m’arrive souvent aussi… et je suis certaine que cela vous arrive à vous également :

  • J’en ai pour 5 minutes !
  • Attends 2 secondes, j’en ai pour 5 minutes et j’arrive !

Reconnaissez que cette dernière est magique : à sa seule lecture, tout un chacun sent bien qu’il y a poisson sous cachalot (ou anguille sous roche, au choix !)

Nous avons tous tendance à dire ces phrases et à plus ou moins y croire ! 

Mieux, nous nous le disons aussi à nous-même :

  • Je le ferai quand j’aurai cinq minutes
  • Je ferai ça à l’occasion
  • Je le ferai au passage

Le Time Log (ou le journal du temps)

S’il fallait vous convaincre, vous pouvez vous auto-évaluer avec la technique du journal du temps (Time Log). C’est tout simplement une grille découpée en tranche horaire. Le principe est de reporter chaque activité terminée ainsi que sa durée au fur et à mesure que la journée se déroule. Vous pouvez utiliser un code couleur pour chaque catégorie (loisir, travail, administratif, transport, tâche ménagère,…) ou tout autre technique qui vous convient. Le soir, vous pourrez ainsi observer précisément ce que vous avez fait de votre temps et à la fin de la semaine, vous aurez une vision plus claire sur le contenu et la durée de chaque catégorie et de chaque activité. 

Il s’agit d’un état des lieux de l’utilisation de votre temps. L’idée n’est pas de se juger mais, grâce à ce constat objectif et palpable, de mieux se connaitre. Ensuite, si besoin, il est possible de mettre en place une rééducation. Cette photographie des habitudes est comparable notamment à celle que l’on fait avant de débuter un régime alimentaire : les personnes notent sur un carnet tout ce qu’elles mangent dans une journée de manière exhaustive et sur plusieurs jours. Ensuite, le nutritionniste peut mettre en évidence les catégories : calories, glucides, lipides, protéines,… Fort de cette prise de conscience des quantités ingérées une rééducation alimentaire peut débuter. 

Dans le cas présent, tenir un journal du temps aurait pour objectif une prise de conscience que “Oui, c’est vrai, rien ne dure jamais 5 minutes !“. Enfin, sauf pour les toutes petites tâches que vous maîtrisez parfaitement parce que vous les avez exécutées des centaines de fois, comme sortir le lave-vaisselle, aller chercher le courrier, arroser les plantes du bureau… Elles sont tellement automatiques que vous pouvez les exécuter tout en pensant à autre chose (c’est une bonne façon de les reconnaître). Vous pouvez dresser une liste de ces «tâches sans surprise» (spécifiques à chacun).

Le temps caché

Mais en dehors de ces tâches dont la liste est plus ou moins grande selon votre expérience, il y a des actions qui nécessitent une bonne présence d’esprit, de l’inventivité et une capacité d’adaptation. Celles-ci, malgré des apparences simples, ne durent jamais 5 minutes.

Prenons l’exemple d’un e-mail à écrire. Facile ! L’écriture en elle-même est estimée à 5 minutes. Mais à moins d’avoir l’habitude d’écrire ce genre de courrier, vous verrez que la différence entre le temps prévu et le temps réel va vite se creuser : À différents moments, vous vous reprendrez pour vous assurer que votre correspondant comprendra ce que vous souhaitez lui dire. Puis vous constaterez qu’il faut ajouter un justificatif. Au meilleur des cas, vous l’avez déjà en version numérique dans un dossier. Mais s’il faut le numériser, ce temps viendra s’ajouter «aux 5 minutes» prévues. Puis vous vous direz qu’il est préférable de convertir votre document en PDF pour mettre toutes les chances de votre côté… Comme l’appareil sur lequel vous travaillez ne peut pas faire cette conversion, vous transférez le document sur un autre poste pour faire ce travail…

Enfin, au moment de l’envoi du mail, il se peut également que vous n’ayez plus l’adresse exacte de votre interlocuteur ou bien que celui-ci soit en vacances et vous devrez alors partir en quête d’un nouveau destinataire. Nous pourrions imaginer des contraintes extérieures : le téléphone sonne, un colis est livré, le chat vomit, la souris ne fonctionne plus… C’est le temps caché : il y a toujours du temps caché ! 

Mais alors, que faire ?! 

L’erreur commise par notre subconscient est de considérer que l’unité temporelle pour une tâche est de 5 minutes. Ceci vient probablement du fait que nos horloges («à l’ancienne» dirait mon fils de 14 ans) divisent l’heure ou 12 unités de 5 minutes… Ainsi, si une tâche dépasse les 5 minutes prévues, nous passons à 10 minutes prévues, puis à 15 minutes, etc. Il est rare d’entendre «J’en ai pour 12 minutes !».

La clé, pour une bonne rééducation, est de considérer que l’unité temporelle de base n’est pas 5 minutes mais 20 minutes ! En d’autres termes, pour toutes ces tâches qui nécessitent de l’attention ou de l’improvisation, si vous n’avez pas 20 minutes devant vous, ne les exécutez pas immédiatement, et planifiez un vrai moment dans la journée où vous aurez ces 20 minutes.

Oui, mais et si j’ai fini en moins de 20 minutes ?!

Si vous avez bloqué 20 minutes pour écrire votre mail et qu’au final, en 12 minutes, c’est terminé, alors là, vous pourrez effectuer une action dont vous connaissez précisément la durée (une action automatique sans aucune surprise potentielle – je vous ai suggéré d’en faire la liste plus haut) 

Et si j’ai une tâche qui, je pense, va durer 30 minutes ?

Dans ce cas, en appliquant le postulat que l’unité temporelle de base est de 20 minutes, il convient de bloquer 40 minutes pour cette tâche précise. Et, si son exécution dure effectivement 30 minutes (bravo, c’est bien évalué !), alors, vous pourrez piocher dans votre liste d’actions très courtes et sans surprise..

Mais, euh… et pourquoi 20 minutes ?!

Jusqu’aux années 90, pour les personnes formées à la Gestion Du Temps qui appliquaient les bonnes pratiques à la lettre, l’unité d’évaluation était de 10 minutes. Or, c’était une époque où les gens étaient volontairement moins polyvalents. Par exemple, les dirigeants et les cadres écrivaient rarement une lettre. Ils la dictaient à leur secrétaire qui se chargeait de gérer les détails chronophage. De plus, aujourd’hui nous sommes plus réceptifs aux interruptions potentielles : open-space, notifications diverses, téléphones portables… C’est comme si notre cerveau se disait en permanence «Sois attentif ! Il se pourrait que quelque chose sonne !». C’est pour cette raison que les personnes qui savent se déconnecter pendant quelques heures par semaine, sont beaucoup plus efficaces.

J’imagine que si j’étais seule dans un gite rural, sans attention particulière pour le monde qui m’entoure, j’aurais écrit cet article 2 fois plus vite ! Connaissant le problème, j’ai réservé 2 fois plus de temps que ce que j’ai imaginé au départ. Ça me permet de terminer sans stress…

Mais ça, c’est un autre sujet.

Isabelle

PS : Ce qui m’étonne de la part de Stéphane, c’est que lors de notre rendez-vous à 14h00, sachant qu’il entamait une tâche, il m’ait dit «14h10» au lieu de «14h20». 
Serait-il resté coincé dans les année 90 ?