La planification personnelle optimisée

Il est temps d’aborder la planification. Je le ferai en plusieurs temps. Aujourd’hui, je vais vous présenter les concepts de base, avec une grille que j’ai commencé à utiliser il y a 15 ans. Ma grille actuelle est un peu différente, mais elle est trop complexe pour débuter. Celle que vous allez utiliser est beaucoup plus simple.

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Ainsi que cet exemple d’utilisation

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Vous pourrez améliorer cette grille : soit l’alléger en fonction de votre activité, soit lui ajouter des options qui concernent spécifiquement votre travail.

La planification personnelle est un véritable art. De nombreuses personne croient que planifier consiste uniquement à reporter les actions horodatées telles que les rendez-vous, les réunions, les horaires de départ de d’arrivée du train ou de l’avion, etc. Peu de gens planifient leur journée entière. Ils passent à côté de nombreuses petite “pépites d’or” que l’art de la planification met en lumière.

Quelques termes pour une mise en bouche :

  • Le rendez-vous avec soi-même
  • Le biorythme (et le temps intensif)
  • La gestion des interruptions
  • Le temps caché
  • La traçabilité
  • l’anticipation
  • La délégation
  • La gestion des objectifs et des projets
  • Les micro-rendez-vous

Sont des moment qui éveilleront vos journées, vous donneront de l’énergie et feront avancer vos projets à pas de géant.

Evaluation de la durée des tâches

Prenez votre TODO-List du jour, et évaluez la durée de chaque tâche, en prenant en considération le temps de préparation, d’exécution et de conclusion. Par exemple, si vous devez clôturer un rapport et l’envoyer par e-mail, pensez que l’écriture de l’e-mail pourrait vous prendre du temps, car vous y écrirez des compléments. Evaluez l’action la plus complète possible. II y a toujours un AVANT et un APRES qui représentent un temps non négligeable. Notez ce temps entre parenthèses à côté de la tâche, de préférence en minutes.

Voici à quoi peut ressembler une ligne de votre TODO-LIST désormais :

– Traduire le mode d’emploi de TUNE-IT (2-1-2 / P / 120)

  • 2-1-2 pour le le score en Performance-Apprentissage-Satisfaction
    (3 piliers de la motivation)
  • P pour Production (C’est la TODO-LIST d’un traducteur)
  • 120 pour le nombre de minutes nécessaires

A noter que 2-1-2 est un report du tableau des tâches hebdomadaires. L’évaluation ne se fait pas le matin même, mais au moment de planifier et d’équilibrer sa semaine la semaine.

Vous constaterez en évaluant les durées de vos tâches, que certaines vous sont familières. Vous pourrez en mesurer la durée facilement (en particulier, ce qui concerne la Production et l’Intendance). D’autre tâches sont moins fréquentes, donc moins faciles à évaluer. Quant à celle que vous exécutez pour la première fois, il y a une règle salvatrice : évaluez une durée intuitive,puis multipliez la par 2 ! Faites-le VRAIMENT de la façon la plus honnête possible. Si vous trichez, ce n’est pas avec le temps, mais avec VOTRE temps…

Il y a des tâches qui correspondent juste à une continuité, qui n’ont pas de fin ! Il faut juste avancer… Par exemple : dse documenter, classer des fichiers, répondre à des e-mails, etc. Dans ce cas, réservez un temps précis. Par exemple : 20 minutes de lecture, 45 minutes pour répondre aux mails, etc. Vous verrez que grâce à cette limite fixée préalablement, vous répondrez aux mails vraiment prioritaires au lieu de les traiter dans l’ordre d’arriver, et de vous arrêter lorsqu’une autre tâche plus urgente doit prendre le dessus. Vous ferez donc un premier repérage des messages qui méritent un traitement prioritaire, ce qui vous laissera le temps de traiter ceux qui peuvent attendre, après. C’est pareil pour tous types de tâches qui “ne se terminent jamais”, parce qu’il y a toujours des éléments en réception. Ne les traitez pas dans l’ordre d’arrivée, mais dans l’ordre de priorité.

Si vous avez des tâches de plus de 2 heures, découpez-les et renommez les sous-tâches obtenue. Par exemple :

Traduire le mode d’emploi de TUNE-IT, peut devenir :

  • Traduire l’introduction du mode d’emploi de TUNE-IT (30 min)
  • Traduire le texte du mode d’emploi de TUNE-IT (70 min)
  • Traduire les textes qui se trouvent dans les illustrations du mode-d’emploi de TUNE-IT (20 min)

Vous pourrez toujours enchainer ces actions si vous le souhaitez, mais ce découpage vous permet aussi de les dispatcher  dans la journée, voire dans la semaine.

Les inconditionnels du taylorisme ne sont pas d’accord avec ce travail en trois temps, car il y a toujours un temps d’immersion. Ce qui signifie qu’un travail qui nécessite 120 heures d’affilée, pourrait nécessiter 150 heures s’il est divisé par 3. Ce n’est pas toujours vrai, en particuliers dans les travaux qui demandent de l’inventivité, de la créativité et de la concentration (le taylorisme concerne d’avantage un travail d’ouvrier d’usine).

Par ailleurs, rappelons-nous que la procrastination est un phénomène non rationnel. Si chacun faisait ce qu’il avait à faire dans les temps, comme un robot discipliné à 100%, sans tenter de se dépasser en mettant les bouchées doubles quelquefois, la procrastination n’existerait pas. La procrastination est donc due à des  phénomènes psychologiques non rationnel qui créent des distorsions au avant d’agir. Une pensée rationnelle peut être réduite à néant par une émotion, juste avant l’action. Une tâche de 120 minutes est susceptible d’être procrastinée si vous estimez que vous n’avez pas le temps et qu’il est préférable de ne pas la découper.

Par contre, une fois découpée intelligemment en 3 tâches, elle sera plus facile à répartir, et au cas où une partie ne pourrait être exécutée le jour même, elle sera VRAIMENT terminée le lendemain (et non repoussée de jour en jour)… Ce découpage permet aussi de mieux déléguer. Par exemple la traduction des textes qui se trouvent sous les illustration peuvent être soumise à une personne qui a des compétences graphiques. Le travail du traducteur se limitera donc à traduire le texte et à donner quelques indications. Mais il n’entrera pas dans des logiciels qu’il ne maîtrise pas forcément.

Ordre et horaires des tâches

Ordonnez ces actions dans la journée (en commençant par votre “tâche-crapaud”). Donnez leur une heure de début et une heure de fin, avec un «temps d’issue» représentant un tiers de la durée de la tâche. Par exemple, pour une tâche qui dure 30 minutes, prévoyez un «temps d’issue» de 10 minutes, puis planifiez la tâche suivante.

Voici un exemple :

image Le listage des destinataires est évalué à 30 minutes, on prévoie un temps d’issue de 10 minutes (un tiers)
La signature des AGO nécessiterait 20 minutes, on prévoie un temps d’issue de 7 minutes,
mais l’unité temporelle étant de 10 minutes, la tâche suivante sera planifiée 10 minutes plus tard.

 

Ne planifiez pas les tâches de moins de 10 minutes. Notez-les dans un cadre à part (par exemple : prendre rendez-vous chez le coiffeur, envoyer les conditions générales de vente à un client, etc.).

Les temps d’issue servent :

  • Soit à terminer la tâche planifiée (il y a toujours une extension possible)
  • Soit à «caser» une autre activité, relativement courte (moins de 10 minutes).

Planifiez vos pauses qui sont des tâches à part entière (à ne pas confondre avec les temps d’issues qui sont actives).

Planifiez vos tâches personnelles et professionnelles sur la même feuille. Il est évident qu’en semaine, les tâches personnelles seront concentrées en fin de journée, mais ne dissociez pas votre temps personnel et professionnel, comme si vous aviez deux vies. C’est une erreur assez fréquente. Il y a même des personnes qui tiennent deux agendas différents…

Veillez, chaque jour à planifier (et exécuter) une tâche importante, et non urgente (case B de la matrice d’Eisenhower). Considérez qu’il s’agit d’une mesure d’hygiène non négociable…

A savoir : Comme pour toute première fois, lorsque vous prendrez en mains cet outil, les différents balbutiements vous prendront du temps. Ce qui pourrait vous donner l’impression d’en perdre. On non seulement une planification de ce type vous fait gagner du temps (même si elle vous coûte une demi-heure le matin – ou la veille –) , mais en plus c’est un temps d’apprentissage nécessaire, qui se réduira à mesure que vous maîtriserez votre outil (et par extension, votre temps).

Exécution des tâches

C’est parti ! Une fois votre planification terminée, lancez-vous en suivant l’ordre que vous avez vous-même établi. Je vous préviens : la première fois, c’est un challenge. Donc accrochez-vous ! Les temps d’issue, qui représentent quasiment 40% de la journée servent principalement au rattrapage. En effet, il y a toujours une différence entre le prévu et le réel. Il faut donc apprécier l’idée que seulement 60% de la journée doit être planifiée de façon précise. Le reste est là pour respecter la beauté de l’incertain. Si vous finissez à temps (ou avant l’heure), profitez-en pour exécuter les petites tâches hors planning (qui durent moins de 10 minutes, et qui ne sont pas planifiées)

Les interruptions

C’est une vraie plaie, et je réserverai un billet complet pour ça. Dans un premier temps, si vous êtes en pleine exécution, il y a 2 possibilités :

  • Si le traitement doit durer moins de 2 minutes, vous pouvez vous débarrasser de cette interruption. Mais retournez à votre tâche en cours immédiatement.
  • Au delà de 2 minutes, dites à votre “interrupteur” que vous devez d’abord terminer ce que vous faites et que vous vous occuperez de sa tâche plus tard. Cela peu se traduire par «D’accord Monsieur Martin, je m’en occupe ce matin.» ou encore «A quelle heure puis-je vous rappeler ? Je suis en rendez-vous.»

C’est la stricte vérité : le planning est une série de rendez-vous à respecter. Que faites-vous lorsque le médecin vous ausculte et votre portable sonne ? Vous laissez sonner… Vous êtes en rendez-vous !

Vous pouvez également éviter toute interruption téléphonique (vous n’êtes pas là !), et planifier une heure sur la grille, durant laquelle vous rappellerez toutes les personnes qui ont eu besoin de vous parler dans la journée. Certains métiers nécessitent ce genre de temps d’appels.

Du simple bon-sens, ou une longue expérience ?

Ce sont des règles de base. Il s’agit de ce qu’on appelle “les pratiques d’excellence de la planification”. Toutes les personnes qui gèrent leur temps avec efficience sont unanimes sur ces règles. Ce sont souvent des gens aisés et équilibrés. Les auteurs de ces pratiques sont parfois célèbres (Ford, Getty, Disney, Hill, Carnegie…). Plus récemment on retrouve ces mêmes pratiques dans la “littérature ZEN”. Ce qui n’est pas étonnant dans la mesure où la gestion du temps consiste principalement à bien vivre son temps. Il n’y a rien de plus stressant qu’une interruption en plein travail (surtout un travail créatif). Et il n’y a rien de plus frustrant que de constater qu’on ne gère que l’urgence, alors que tant d’autres choses sont importantes, et correspondent à notre véritable vocation.

La planification et les pratiques d’excellence qui lui sont associées répondent donc à une hygiène de vie.

Le time-log (journal du temps)

Certaines personnes utilisent cette grille comme un TIME-LOG (journal du temps) : le principe n’est plus de planifier, mais est de reporter son activité quotidienne, afin de l’observer en fin de journée. De quoi est fait mon temps ? Telle et la question, que beaucoup de gens se posent en période de rééducation. Cette pratique ressemble à celle des pré-régimes alimentaires : avant de commencer un régime, les personnes notes sur un carnet tout ce qu’elles mangent dans la journée. Le nutritionniste convertit cette liste en nombre de calories pour déclencher la prise de conscience de la quantité ingérée.

Si vous avez besoin de prendre conscience de l’usage de votre temps avant de vous lancer dans la planification, notez sur cette grille, toutes les 30 minutes, ce que vous avez fait et le temps que vous y avez passé, non pas avant d’agir, mais après avoir agi. C’et le même outil, mais pour deux usages différents. Evidemment, dans ce cas, il n’y a pas de «temps d’issue» à prévoir après une tâche, car le TIME-LOG reflète la véritable activité.

SI vous sentez que votre temps vous échappe, et qu’en fin de journée vous n’avez pas fait «grand chose», vous aurez besoin de quelques jours de rééducation avant de planifier.

Bon week-end,

Stéphane SOLOMON

PS : A propos ? Votre prochaine semaine est la semaine de …………………….. ?

6 réflexions au sujet de « La planification personnelle optimisée »

  1. Bonjour Stéphane,

    Merci pour ces 10 jours d’accompagnement et de propositions, qui sont un complément précieux au TIME COACH 1 que j’avais suivi il y a quelques semaines. La gestion du temps n’est pas seulement un outil d’efficacité (meilleure productivité) et d’épanouissement (choix maîtrisés et conscients permettant de ne plus vivre dans la frustration), mais également un travail intéressant sur soi-même qui éclaire des zones jusqu’ici restées dans l’ombre (votre fameuse « lampe torche »…). Je prends conscience à quel point je suis soumise au « jugement des autres » jusque dans une démarche qui ne concerne que moi-même pour moi-même et sur laquelle personne n’a de droit de regard…
    D’un point de vue purement organisationnel, j’avais atteint des limites avec les outils créés à la suite de Time Coach 1. TC+ me permet d’élargir le champ de vision et de reculer ces limites. Il y a déjà de quoi faire, et je savoure d’avance les nouvelles approches de la semaine prochaine : celle du repos et de l’apprentissage !
    Bon week end et à la semaine prochaine
    Sylvie

  2. Lire, lire et relire toutes vos suggestions et propositions jusqu’à ce qu’elles soient intégrées et digérées. Mais comme j’adhère à tout ce vous dites, il n’y a pas de force contraire qui pourraient retarder cette assimilation.
    Ma vie a deux rythmes complètement différents : d’une part je fais  » chambre d’hôtes », ce qui implique une activité à la fois urgente et importante, puisque la bonne tenue de la maison, l’accueil de mes hôtes, la préparation des petits déjeuners, font que je n’ai pas à me poser trop de questions: c’est ici et c’est maintenant. Et cela me permet de gagner ma vie.
    D’autre part, je dois dans les six mois qui suivent achever une thèse sur la quelle je travaille depuis près de dix ans…
    Je vais y arriver. Le fait de découper les tâches me parait une solution. Il ne me reste qu’une quarantaine de pages à écrire. Je me suis inscrite à votre programme pour enfin en finir avec cela. De toutes façons, je suis totalement persuadée des immenses avantages que l’on peut tirer de cet  » auto-coaching ». Très cordialement

  3. Bonjour,
    Eh bien ce sera la semaine du TIME-LOG, je vais tester, en espérant que la prise de conscience sera aussi grande que quand j’ai commencé à suivre mes dépenses.
    C’est utile pour moi de d’abord voir où partent mes ressources, temps ou argent, pour prendre des mesures en conscience,
    Merci

  4. Pur moi aussi ce sera « Time-Log », la semaine prochaine et la suivante car elles seront de nature totalement différente.
    je n’arrive pas à tout expérimenter en ce moment mais je me réserve de beaux jours à partir de la 4° semaine, sans courrier TIme-Coach + mais avec le stock accumulé précieusement.

    Gratitude ++
    Suzanne

  5. Bonjour Stéphane,
    Je travaille en horaires décalés, donc j’ai besoin de modifier les horaires dbt/fin.
    Pourriez vous me faire parvenir le fichier dans une version modifiable (xl ?) pour éviter de recréer entièrement le document ?
    Merci d’avance et à bientôt.
    Aurélia

  6. Waoww! Je reviens sur cette page quelques 7 années plus tard et je redécouvre de nouveaux outils à expérimenter en planification !
    Merci Stéphane !

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